年末が近づくと、多くの会社で開催されるのが「忘年会」。
その際に欠かせないのが、社内向けの忘年会案内メールです。
でも実際に文面を作るとなると…
「フォーマルすぎると堅苦しいし、カジュアルすぎても浮きそう」
「どこまで書けばいいの？」
と悩む幹事さんも多いはず。
この記事では、基本の構成から例文、守るべきマナーや注意点までをまとめました。
これを読めば、誰でもスムーズに“伝わる＆参加しやすい”案内メールが書けるようになりますよ！✨
忘年会案内メールはなぜ重要？
社内メールは単なる連絡ではなく「雰囲気づくり」
忘年会の案内文は、単なる出欠確認の連絡ではありません。
文章のトーンひとつで、**「楽しく参加できそう」とか、逆に「ちょっと行きづらい…」**という印象を与えてしまうことも。
案内文次第で参加率や印象が変わる
丁寧さや温かみがある文章は、読む人の気持ちを動かします。
つまり、案内文は参加率を上げるだけでなく、社内の雰囲気づくりにも直結する大切な要素なんです。
社内向け忘年会案内メールの基本構成
忘年会メールは、次の流れに沿って書くとわかりやすく、抜け漏れも防げます👇
① 冒頭のあいさつ（労いの言葉）
「今年も一年お疲れさまでした！」など、年末らしい労いの言葉から入ると柔らかい印象になります。
② 開催の目的・趣旨を伝える
「親睦を深めるため」「一年の労をねぎらうため」など、開催理由を一文入れると説得力が増します。
③ 日時と場所を明確に書く
開催日時、会場名、住所は必須！
可能であれば地図やリンクを添えておくと親切です。
④ 会費・費用をはっきり示す
「会費はいくらか」「会社補助はあるのか」など、お金の部分は特に曖昧にしないことが大切。
⑤ 参加方法と期限を伝える
「〇日までに〇〇へ出欠を返信してください」など、締め切りと返信方法を明確に。
⑥ 前向きなひとことで締める
「皆さまのご参加を楽しみにしています！」など、ポジティブな結びで印象UP。
社内メールで守るべきマナー
宛名：「各位」「〇〇部の皆さま」など
対象がすぐわかる宛名を。個別に送る場合は氏名＋「様」でもOKです。
件名はシンプル＆わかりやすく
「【ご案内】〇〇部 忘年会のお知らせ」など、ひと目で内容がわかる件名がベスト。
文体は丁寧語で統一
敬語をベースにしつつ、社内の雰囲気に合わせて堅すぎないように調整しましょう。
結びは配慮ある表現を
「ご多用とは存じますが、ご参加いただければ幸いです」など、読み手に配慮した言葉を添えるのが好印象です。
社内向け忘年会案内メールの例文テンプレート
フォーマルver（全社・上層部向け）
件名：【ご案内】〇〇部 忘年会開催のお知らせ
宛名：〇〇部 各位
平素よりご尽力を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、日頃の感謝を込めて、下記のとおり忘年会を開催いたします。
皆さまにご参加いただき、和やかな時間を過ごせれば幸いです。
【開催概要】
日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
場所：△△（会場名）
住所：□□市□□区□□町〇丁目〇番
会費：〇〇円（※一部会社補助あり）
【出欠について】
ご出欠は〇月〇日（〇）までに、〇〇（担当者名）までご連絡ください。
ご多用の折とは存じますが、ご参加を心よりお待ち申し上げます。
〇〇部 忘年会担当
△△ △△
フランクver（部署内・仲間向け）
件名：🍺 忘年会のお知らせ｜今年もみんなで盛り上がろう！
宛名：〇〇部のみなさんへ
今年もお疲れさまでした！✨
日頃の労をねぎらいながら、みんなで楽しく飲んで食べて盛り上がりましょう！
【開催概要】
日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
場所：△△（お店の名前）
会費：〇〇円（※一部会社補助あり）
【出欠について】
人数調整のため、〇月〇日（〇）までに〇〇（担当者名）まで参加可否を教えてください！
普段あまり話せないメンバーとも交流できるチャンスです🍻
みんなの参加を楽しみにしています！
〇〇部 忘年会担当
△△
忘年会案内メールでよくある失敗例と注意点
日時や会場の記載ミス
「開始時間が違っていた」「会場が間違っていた」などは大トラブルに直結します。必ず送信前にダブルチェック！
出欠確認方法が曖昧
「出席の人だけ連絡を」だと、不参加者が分からないケースも。必ず「出欠の有無を返信してください」と書きましょう。
トーンが社風と合っていない
堅すぎる文章は「参加しづらい」と感じる人も。逆にフランクすぎると「軽すぎる」と受け取られる場合もあります。社風に合わせたトーン選びが大切です。
まとめ｜社内の雰囲気に合わせた案内メールで参加率UP！
忘年会案内メールは、ただの連絡ツールではなく、会社の雰囲気や人間関係を映す鏡でもあります。
この3つを意識すれば、読みやすくて参加しやすい案内文を作ることができます。
幹事さんは大変ですが、ちょっとした工夫で参加率も雰囲気もアップしますよ😊
