総会前の準備チェックリスト
挨拶の原稿を整えることも大切ですが、それ以上に「事前準備」がスムーズな総会運営のカギとなります。以下のチェックリストを参考にすれば、当日慌てることなく落ち着いて臨めます。
1. 資料の準備
- 総会議案書・活動報告書・決算報告書
- 新年度の計画・予算案
- 役員改選リスト
2. 会場・環境の確認
- 会場の予約とレイアウトの確認（座席・マイク・スクリーンなど）
- オンライン総会の場合は 通信環境・音声チェック を事前に行う
- 名札や出席簿の用意
3. 挨拶文・進行の確認
- 開会挨拶・閉会挨拶の原稿を用意
- 緊張しても対応できるよう、要点だけをメモにして手元に置く
- 司会進行との役割分担を事前に打ち合わせ
4. 当日の流れを把握
- 開会 → 議事 → 報告・審議 → 決議 → 役員選出 → 閉会
- 所要時間を目安にし、挨拶は「長すぎない」ことを再確認
5. 自身の準備
- 当日の服装（清潔感のあるスーツやビジネスカジュアル）
- 声が通りやすいよう、前日から体調管理（喉・睡眠）
- 緊張対策として 深呼吸・ゆっくり話す意識
6. 緊急時の備え
- 欠席者への議事録送付方法を確認
- 突然の進行変更やトラブルに備え、臨機応変な対応を心掛ける
総会当日の進行シナリオ（司会原稿付き）
総会をスムーズに進めるためには、あらかじめ「進行シナリオ」を用意しておくと安心です。ここでは司会がそのまま使える原稿例を紹介します。
1. 開会宣言
司会者：
「ただいまより、〇〇（団体名）〇〇年度総会を開会いたします。」
2. 開会挨拶
司会者：
「まず初めに、〇〇会長より開会のご挨拶をいただきます。〇〇会長、お願いいたします。」
（会長の挨拶終了後）
「ありがとうございました。」
3. 議長選出（必要な場合）
司会者：
「続きまして、本総会の議長をご選出いただきます。ご推薦をお願いいたします。」
（選出・承認後）
「それでは、〇〇様を議長に選出することにご賛同いただける方は拍手をお願いいたします。」
4. 議事進行
議長が登壇し、以下の流れで進行。
- 議案第1号：活動報告
- 議案第2号：会計報告
- 議案第3号：新年度活動計画・予算案
- 議案第4号：役員改選
（各議案の説明 → 質疑応答 → 承認）
5. 役員挨拶（交代がある場合）
司会者：
「それでは、新旧役員を代表してご挨拶をいただきます。まず退任役員の〇〇様、お願いいたします。」
（退任挨拶終了後）
「続いて、新任役員の〇〇様、お願いいたします。」
6. その他の連絡事項
司会者：
「以上で議案はすべて終了いたしました。最後に、事務局より今後の予定についてご連絡申し上げます。」
7. 閉会挨拶
司会者：
「続きまして、〇〇副会長より閉会のご挨拶をいただきます。〇〇副会長、お願いいたします。」
（副会長の挨拶終了後）
「ありがとうございました。」
8. 閉会宣言
司会者：
「以上をもちまして、〇〇年度〇〇総会を閉会いたします。本日はご出席いただき誠にありがとうございました。」
まとめ
総会の挨拶は「短く・簡潔に・感謝を込めて」が基本です。
- 開会・閉会の挨拶は構成に沿って行う
- 役員交代や自己紹介はシンプルに
- オンラインや英語対応も定型文で十分
- 話し方の工夫で印象を高める
- テンプレート・チェックリスト・進行シナリオを揃えれば当日も安心
本記事を「完全マニュアル」として活用すれば、どのような総会でもスムーズに進行し、参加者に好印象を残すことができます。
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