業務連絡は、仕事を正確かつ円滑に進めるために欠かせない文章です。
しかし「簡潔に書いたつもりが冷たく見えた」「丁寧に書きすぎて要点が伝わらなかった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
特にメールやビジネスチャットでは、わずかな表現の違いが相手の受け取り方を左右します。
本記事では、業務連絡の基本的な書き方を5つのステップで解説し、すぐに使える例文もあわせて紹介します。
社内・社外それぞれの注意点や、やりがちなNG表現もまとめているので、新人の方はもちろん、文章を見直したい方にも役立つ内容です。
迷わず伝わる業務連絡を身につけたい方は、ぜひ参考にしてください。
業務連絡とは？目的と役割
業務連絡とは、仕事に関する事実・依頼・共有事項を正確に伝えるための連絡です。
感情よりも「分かりやすさ」「正確さ」「スピード」が重視されますが、最低限の配慮ある表現も欠かせません。
業務連絡の基本的な書き方【5ステップ】
① 結論を最初に書く
業務連絡では、最初に「何の連絡か」を明確にします。
例：「会議時間変更のご連絡です。」
② 5W1Hを明確にする
いつ・どこで・何を・誰が・なぜ・どのように、を意識すると誤解が減ります。
③ 相手との関係性を意識する
社内向けは簡潔に、社外向けは丁寧に書くのが基本です。
④ 丁寧すぎ・短すぎを避ける
「お願いします」「ありがとうございます」を一言添えるだけで印象が良くなります。
⑤ 誤解を生まない表現を使う
「なるべく」「できれば」など曖昧な表現は避けましょう。
関連記事：業務連絡の例文100選｜社内・社外でそのまま使える文例まとめ
業務連絡の基本構成【テンプレ】
件名（要点を簡潔に）
→ 会議日程変更のご連絡
本文構成
- 用件（結論）
- 詳細情報
- 依頼・確認事項
- 結びの一言
シーン別の書き方と例文
社内向け業務連絡（例）
本日の会議は15時からに変更となりました。
お手数ですがご確認をお願いします。
社外向け業務連絡（例）
お世話になっております。
本日の打ち合わせ時間が15時開始に変更となりましたのでご連絡いたします。
メールとチャットの違い
よくあるNG例と改善例
❌「確認してください」
⭕「お手数ですがご確認ください」
❌「まだですか？」
⭕「進捗状況はいかがでしょうか」
❌「なるべく早く」
⭕「本日中に」
関連記事：業務連絡の例文100選｜社内・社外でそのまま使える文例まとめ
【FAQ】
Q1. 業務連絡は敬語が必須？
A. 社内でも基本的な敬語や配慮表現は必要です。
Q2. 短文だと失礼になりますか？
A. クッション言葉を入れれば問題ありません。
Q3. 件名は必要ですか？
A. メールでは必須、チャットでは不要な場合もあります。
Q4. 返信を促す書き方は？
A. 期限や確認事項を明確にしましょう。
Q5. 曖昧な表現は使ってもいい？
A. 業務連絡では極力避けるのが望ましいです。
【まとめ】
業務連絡の書き方で大切なのは、結論を先に、必要な情報を簡潔に、相手への配慮を忘れないことです。
基本ルールと例文を押さえておけば、どんな場面でも迷わず文章を作れます。
日々の業務にぜひ活用してください。
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