商品やサービスに不満があったとき、
😧「クレームを書きたいけれど、どう書けばいいかわからない」
😧「感情的にならず、失礼のない文章にしたい」
と悩む方は非常に多いです。
特にビジネスシーンでは、クレームの書き方ひとつで相手の対応や今後の関係性が大きく左右されます。
実は、クレームは正しい書き方と例文の型を知っていれば、誰でも冷静かつ効果的に伝えることができます。
本記事では、「クレーム 書き方 例文」という検索ニーズに応えるため、基本構成からメール・文書で使える例文、状況別テンプレート、NG例までを徹底解説します。
この記事を読めば、相手にきちんと伝わり、改善や誠実な対応を引き出せるクレーム文が書けるようになります。
クレームの書き方が重要な理由
クレームは単なる「不満の表明」ではありません。
適切に書かれたクレームは、問題解決やサービス改善につながる重要なフィードバックになります。
一方で、書き方を間違えると次のようなリスクがあります。
そのため、クレームでは「冷静さ」「具体性」「丁寧さ」が非常に重要です。
クレーム文章の基本構成
クレームの書き方には、どのシーンでも共通する基本構成があります。
この型を押さえるだけで、文章の印象は大きく改善されます。
クレームの基本構成5ステップ
- 簡単な挨拶・名乗り
- 事実の説明（いつ・どこで・何が起きたか）
- 困っている点・問題点
- 要望や改善してほしい内容
- 結びの言葉
感情ではなく「事実」と「要望」を中心に書くことがポイントです。
クレームの書き方で意識すべきポイント
クレームを書く際には、以下の点を必ず意識しましょう。
- 主観ではなく客観的な事実を書く
- 相手を責める表現を避ける
- 長文になりすぎない
- 丁寧な言葉遣いを心がける
「なぜこんなこともできないのか」といった感情的な表現は逆効果です。
クレームの書き方【基本例文】
まずは、どの場面でも使いやすい基本的なクレーム例文を紹介します。
クレーム基本例文
お世話になっております。
先日、貴社の商品（サービス）を利用させていただきました。その際、〇月〇日に〇〇の不具合が発生し、通常通り利用することができませんでした。
大変困っておりますので、状況のご確認とご対応をお願いできればと存じます。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
このように、冷静かつ簡潔に事実と要望を伝えるのが基本です。
クレームメールの書き方と例文
現在では、クレームは電話よりもメールで送るケースが主流です。
メールの場合は、件名と本文の書き方が特に重要になります。
クレームメールの件名例
- 【お問い合わせ】商品不具合について
- 【ご確認のお願い】〇〇サービスの件
「クレーム」という言葉を件名に入れなくても問題ありません。
クレームメール例文
件名：【ご確認のお願い】商品不具合について
株式会社〇〇
ご担当者様いつもお世話になっております。
〇月〇日に購入した商品について、使用中に〇〇の不具合が発生いたしました。
現在正常に使用できない状況となっており、対応方法をご教示いただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ビジネスシーンで使えるクレーム文書の例文
ビジネス文書として提出する場合は、よりフォーマルな表現が求められます。
ビジネス向けクレーム例文
拝啓
平素より大変お世話になっております。さて、貴社より納品いただいた〇〇につきまして、〇月〇日に内容を確認したところ、一部不備がございました。
業務に支障をきたしておりますため、早急なご対応をお願い申し上げます。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
状況別クレームの書き方と例文
商品不良に対するクレーム例文
商品到着後、開封したところ破損が見られました。
交換または返金のご対応をご検討いただけますでしょうか。
接客態度へのクレーム例文
〇月〇日に店舗を利用した際、スタッフの対応について残念に感じる点がございました。
今後のサービス向上の参考としていただければ幸いです。
サービス遅延へのクレーム例文
予定されていた日時を過ぎてもサービスが提供されず、業務に影響が出ております。
現在の状況についてご説明いただけますでしょうか。
クレームの書き方でよくあるNG例
以下のような書き方は避けましょう。
NG例：
対応が最悪でした。二度と利用しません。早く何とかしてください。
このような文章では、相手も適切に対応しづらくなります。
クレーム文を書く前のチェックリスト
送信前に、以下を確認しましょう。
まとめ
クレームの書き方は、感情をぶつけることではなく、問題解決のために冷静に伝えることが目的です。
基本構成を守り、丁寧な言葉遣いと具体的な事実を意識することで、相手に伝わるクレーム文を書くことができます。
本記事で紹介した例文やテンプレートを活用し、自分の状況に合ったクレーム文章を作成してみてください。
正しいクレームは、必ず前向きな対応につながります。
