退職が決まったとき、取引先への挨拶を「電話で伝えるべきか」「どんな言葉を選べば失礼がないか」迷う方は多いのではないでしょうか。
特に日頃からお世話になっているお客様や取引先には、メールだけでなく電話で直接感謝を伝えることが、誠実な印象を与えるポイントです。
本記事では、退職時の電話挨拶の正しいマナーや話し方のコツ、実際に使える例文をシーン別に紹介します。
「タイミング」「会話の流れ」「話すトーン」まで網羅しているので、電話が苦手な方でも安心して実践できます。
なぜ退職時は「電話挨拶」が大切なのか
退職の挨拶はメールや文書でも可能ですが、電話で直接伝えることで“誠意”がより強く伝わるという大きなメリットがあります。
電話挨拶が効果的な理由
- 直接声で感謝を伝えられる
メールでは伝わりづらい「気持ちの温度」を、声のトーンで表現できます。 - 相手の反応を聞ける
「これまでありがとう」「お世話になりました」などの言葉をもらうことで、円満な関係で締めくくることができます。 - ビジネス上の信頼を保てる
退職後も将来的に関わる可能性がある場合、印象を良く残しておくことは非常に大切です。
電話をかけるタイミングとマナー
退職の電話挨拶では、「いつ」「どんな順番で」「どの時間帯に」かけるかも重要です。
1. 電話をかけるタイミング
2. 挨拶する順番
取引先が複数ある場合は、次の優先順位で連絡すると良いでしょう。
- メインで担当していたお客様・取引先
- 関連部署・協力会社など日常的に連携していた先
- サブ担当・協力業者など関係が浅い先
3. 話すトーンと長さの目安
退職時の電話挨拶の流れ（基本テンプレート）
電話挨拶の基本構成は以下のようになります。
- 名乗りと要件を伝える
→「□□株式会社の△△と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、本日は退職のご挨拶でご連絡いたしました。」 - 感謝の言葉を述べる
→「これまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」 - 退職日と後任の案内
→「〇月〇日をもちまして退職いたします。後任は□□が担当いたします。」 - 今後のお願い・締めの言葉
→「今後とも変わらぬご支援をお願い申し上げます。本当にありがとうございました。」
【例文】取引先にかける退職挨拶電話の実践フレーズ
ここでは、立場や関係性別にすぐ使える電話挨拶の例文を紹介します。
一般的な取引先への電話挨拶（基本形）
「お世話になっております。□□株式会社の△△でございます。
私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
在職中は格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。
今後は後任の□□が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。
これまで本当にありがとうございました。」
長年お付き合いのあるお客様への丁寧な電話挨拶
「いつも大変お世話になっております。□□株式会社の△△でございます。
私事で恐縮ですが、〇月末をもちまして退職することとなりました。
○○様には日頃より多くのご支援をいただき、厚く御礼申し上げます。
○年間にわたり貴社と関わらせていただき、大変貴重な経験をさせていただきました。
今後は後任の□□が担当させていただきます。
改めまして、これまで本当にありがとうございました。」
カジュアルに伝えたい場合（親しい担当者向け）
「○○さん、こんにちは。□□の△△です。
実は今月末で退職することになりまして、ご挨拶を兼ねてお電話しました。
これまでいろいろと助けていただき、本当に感謝しています。
新しい環境でも頑張りますので、またどこかでお会いできたら嬉しいです！」
不在時に伝言を残す場合の言い方
「お世話になっております。□□株式会社の△△と申します。
〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
——（不在の場合）
失礼いたしました。
実は退職のご挨拶でお電話いたしました。
〇月〇日付で退職いたしますことをお伝えいただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」
話し方のコツ｜印象を良くする5つのポイント
電話挨拶は、言葉選びだけでなく「声の印象」も大切です。
以下の5つのポイントを押さえるだけで、ぐっと印象が良くなります。
① 声のトーンは「やや高め・ゆっくり」
低すぎる声は暗い印象を与えます。やや高め・穏やかな声で話しましょう。
緊張しても、深呼吸してから一拍置いて話すのがコツです。
② 感謝を“1回多く”伝える
形式的に一度だけでなく、会話の最後にもう一度感謝を入れると誠実さが伝わります。
「改めまして、これまで本当にありがとうございました。」
③ ネガティブワードを避ける
「会社を辞める」「退職させられる」などの表現は避けましょう。
言い換え例：
④ 相手の都合を尊重する
忙しい時間帯は避け、会話は1〜2分で終えるのがマナー。
「お忙しいところ失礼いたします」と一言添えると印象が良くなります。
⑤ 最後は明るく締める
別れの言葉でも、前向きなトーンで締めくくると好印象です。
「新しい環境でも頑張ります。本当にお世話になりました！」
よくある質問（Q&A）
Q1：退職の挨拶は全ての取引先に電話した方が良いですか？
→ メイン担当のお客様や長く関わった取引先には直接電話を。その他はメールで十分です。
Q2：相手が忙しそうなときはどうすれば？
→ 無理に話を続けず、「改めてお時間のあるときにご連絡いたします」と切り上げましょう。
Q3：後任がまだ決まっていない場合は？
→ 「詳細が決まり次第、改めてご連絡申し上げます」と伝えましょう。
まとめ｜退職電話は「最後の信頼構築」の場
退職時の電話挨拶は、単なる形式ではなく**“人と人とのつながりを締めくくる最後の場”**です。
メールよりも手間はかかりますが、その一通話が今後の印象を大きく左右します。
誠意を込めて感謝を伝えることで、あなたの人柄と信頼はしっかりと相手の記憶に残ります。
退職は終わりではなく、新しいスタート。
「お世話になりました」「ありがとうございました」の一言を、心を込めて届けましょう。
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