総会前日の最終確認リスト（忘れ物チェック）
万全に準備をしていても、当日「あれを忘れた！」ということは珍しくありません。前日に持ち物をリスト化して確認することで、当日も安心して臨めます。
1. 必須アイテム
- ✅ 挨拶原稿・要点メモ
- ✅ 議事次第（プログラム）
- ✅ 議案書・活動報告書・決算資料
- ✅ 出席者リスト・名簿
- ✅ 議事録用紙 or ノートPC
2. 会場・設備関連
- ✅ マイク・スピーカーの確認（予備マイクの有無もチェック）
- ✅ プロジェクター・スクリーン・配線ケーブル
- ✅ 延長コード・予備電池
- ✅ 名札・座席表・受付簿
- ✅ 時計やタイマー（進行時間管理用）
3. 自身の身だしなみグッズ
- ✅ スーツ・ジャケット（シワ取り済み）
- ✅ ネクタイやアクセサリーの予備
- ✅ 靴磨き済みの革靴（女性はパンプスなど清潔感ある靴）
- ✅ ハンカチ・ティッシュ
- ✅ のど飴・水（声が出やすくなる）
4. オンライン総会の場合の追加チェック
- ✅ PC・タブレットの充電100％
- ✅ ネット回線の安定性（予備でスマホテザリング準備）
- ✅ マイク・カメラの動作確認
- ✅ 背景（散らかっていないか、光の反射はないか）
- ✅ 会議用ソフト（Zoom、Teamsなど）の最新版インストール
5. 心構えチェック
- ✅ 当日の進行スケジュールを頭に入れているか
- ✅ 開会・閉会のフレーズを声に出して練習したか
- ✅ 緊張緩和のための深呼吸法・イメージトレーニングをしているか
- ✅ 最低でも「原稿・資料・名簿」はバッグに入っているか再確認
総会当日にありがちなトラブルと対処法
どれだけ準備しても、当日は思わぬトラブルが起こるものです。慌てずに対応するために、事前に想定しておくことが大切です。
1. 音声が聞こえない（マイク不調）
ありがちな原因
- 電池切れ
- 接触不良
- 音量設定ミス
対処法
- 予備マイクを用意しておく
- 会場の音響担当にすぐ確認を依頼
- 一時的に声を張って対応し、参加者に「少々お待ちください」と伝える
2. プロジェクター・資料が映らない
ありがちな原因
- 接続ケーブルの不良
- パソコンの設定ミス
- 機器自体の不具合
対処法
- USBメモリや印刷した資料を用意しておく
- 会議進行は止めず、「資料は後ほど配布」と伝え進める
3. 予定時間を超過する
ありがちな原因
- 議論が長引く
- 報告が詳細すぎる
対処法
- 議長・司会が「時間の都合上、要点のみでお願いいたします」と軌道修正
- 重要議題を優先し、その他は「後日文書で共有」とする
4. 出席者が少ない
ありがちな原因
- 悪天候
- 開催日程の重複
- 案内不足
対処法
- 規約で「定足数」に満たない場合は、議事を延期または書面決議に切り替え
- 開会挨拶では「お集まりいただいた皆さまに感謝申し上げます」と前向きな表現を使う
5. 参加者からの厳しい質問・意見
ありがちな原因
- 会計や活動内容への不満
- 議案への反対意見
対処法
- 感情的に反論せず「ご意見ありがとうございます」とまず受け止める
- その場で答えられない場合は「持ち帰って検討のうえ後日回答します」と伝える
6. 役員や講師が遅刻・欠席
ありがちな原因
- 交通トラブル
- 急用
対処法
- 代読者や代理挨拶を用意しておく
- 総会進行を止めずに「後ほどご到着予定です」とアナウンス
7. オンライン総会のトラブル
ありがちな原因
- 通信障害
- 音声や映像の乱れ
- 参加者が入室できない
対処法
- 事前に「接続マニュアル」を配布
- 予備の通信手段（電話・チャット）でサポート
- 録画や議事録を後日配布してフォロー
トラブルに強い総会運営のコツ
- 予備を必ず用意する（マイク・資料・機材・役員）
- 代替手段を持つ（紙資料・書面決議・後日配布）
- 司会が冷静に対応する（焦らず明るいトーンで進める）
- 参加者に安心感を与える（「少々お時間をください」「後日必ず対応いたします」など）
まとめ
総会は準備万全でも「トラブルゼロ」はあり得ません。だからこそ、想定外にどう対応するかが運営者の腕の見せどころです。
- 機材トラブル → 予備と代替手段
- 時間超過 → 議長がコントロール
- 厳しい質問 → 冷静に受け止める
- 欠席や遅刻 → 代理対応
- オンライン不調 → 録画・議事録でフォロー
冷静で柔軟な対応ができれば、参加者から「安心できる進行役」として信頼を得られるでしょう。
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