総会後に行うべきフォローアップ
総会は「閉会したら終わり」ではありません。終了後のフォローを丁寧に行うことで、参加者の満足度が高まり、次回以降の協力も得やすくなります。
1. 議事録の作成・配布
- 決定事項や意見を正確に記録
- 可能であれば 当日中〜1週間以内 に配布
- 配布方法は「紙・メール・会員専用ページ」など組織に応じて
2. 参加者へのお礼
- 出席者には感謝のメールや文書を送付
- 欠席者には議事録とともに「次回の参加をお願いする」メッセージを添えると効果的
例文（メール）
「本日はご多忙の中、〇〇総会にご出席いただき誠にありがとうございました。
皆さまから頂いたご意見を今後の活動に活かしてまいります。
欠席された方には議事録をお送りしておりますので、ご確認いただけますと幸いです。」
3. 新役員・担当者の周知
- 総会で役員交代があった場合は、改めてメンバー一覧を配布
- 連絡先を明確にして、問い合わせ先の混乱を防ぐ
4. 行事予定や活動計画の共有
- 総会で承認された活動計画をカレンダー形式にして提示するとわかりやすい
- PTAや町内会では掲示板やLINEグループなども有効
5. 改善点の振り返り
- 総会運営に関わった役員・事務局で振り返り会議を行い、「来年に活かせる点」を整理
- 例：進行時間が長すぎた／資料の配布が遅れた／マイクの音量が不十分だった
ダメな挨拶文の改善例（ビフォーアフター）
「なんとなく言えたけれど印象が薄い」「長すぎて退屈だった」など、ありがちなNG挨拶を実際に改善してみましょう。
例1：長すぎて伝わらない挨拶
ビフォー（悪い例）
「えー、本日は皆さまにお集まりいただきまして、本当にありがとうございます。昨年度は大変いろいろなことがありまして、特に〇〇の活動は思ったよりも多くの方に参加していただきまして、非常にありがたく思っておりますし、また今後は〇〇のような取り組みも必要だと考えておりますので、まあその辺を踏まえて、今日は総会を進めていければと考えております。」
👉 問題点：
- 冗長で要点がぼやける
- 「えー」「まあ」などの口癖が多い
- 締めが弱い
アフター（改善例）
「本日はご多用の中お集まりいただき、誠にありがとうございます。昨年度は〇〇の活動に多くの方がご参加くださり、盛況のうちに終えることができました。本日はそのご報告と、今年度の計画についてご審議いただきます。それでは、ただいまより〇〇総会を開会いたします。」
👉 改善点：
- 要点を簡潔に整理
- 丁寧さを残しつつ短縮
- 開会宣言でしっかり締める
例2：曖昧で締まりのない挨拶
ビフォー（悪い例）
「それではそろそろ始めたいと思います。皆さんよろしくお願いします。」
👉 問題点：
- フォーマルな場にふさわしくない
- 曖昧で公式感がない
アフター（改善例）
「それではただいまより、〇〇年度〇〇総会を開会いたします。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」
👉 改善点：
- 明確に「開会」を宣言
- 簡潔ながらフォーマルさを保つ
例3：閉会挨拶の失敗例
ビフォー（悪い例）
「今日は皆さんどうもありがとうございました。これで終わりたいと思います。」
👉 問題点：
- 感謝の気持ちが薄い
- 「終わりたいと思います」が弱い印象
アフター（改善例）
「本日は最後までご出席いただき、誠にありがとうございました。本日の総会で頂いたご意見を今後の活動に活かしてまいります。以上をもちまして、令和〇年度〇〇総会を閉会いたします。」
👉 改善点：
- 感謝をしっかり述べる
- 決意を添える
- 「閉会いたします」で明確に締める
まとめ
総会の挨拶は「短く・簡潔に・感謝を込めて」が基本。さらに、ダメな挨拶をどう直すかを知っておけば、安心して臨めます。
- 冗長 → 短く整理する
- 曖昧 → 明確に言い切る
- 弱い表現 → フォーマルな言葉で締める
これらを意識すれば、形式的な挨拶から「印象に残る挨拶」へと格上げできます。
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