【コピペで使える】英語ビジネスメールの書き方！挨拶・書き出し・結びの定番フレーズ

🙄「急に海外の取引先と英語でメールをやり取りすることになった」
🙄「英語のビジネスメールって、どんな挨拶や結びを使えば失礼にならない？」

英語でビジネスメールを書くとなると、どうしてもハードルが高く感じてしまうかもしれません。しかし、安心してください。

実は、英語のビジネスメールは日本語以上に「決まった型（フォーマット）」が厳格でシンプルです。

回りくどい表現は好まれず、結論をストレートに伝えるのが英語圏のビジネスルール。定番の挨拶や結びのフレーズさえ覚えておけば、誰でもすぐにスマートなメールが書けるようになります。

この記事では、英語ビジネスメールの基本ルールから、パーツごとの定番フレーズ、そしてシーン別にコピペで使える例文テンプレートまでを分かりやすく解説します！

1. 英語ビジネスメールの「基本構成」と書き方のルール
1. ① 英語メールは「結論ファースト」＆「シンプル」が鉄則
2. パーツ別！そのまま使える定番フレーズ集
3. 【シーン別】コピペで使える英語ビジネスメールの例文テンプレート
まとめ

1. 英語ビジネスメールの「基本構成」と書き方のルール

英語ビジネスメールは、基本的に以下の5つのパーツで構成されています。

Subject（件名）
Salutation（宛名・挨拶）
Body（本文）
Complimentary Close（結びの言葉）
Signature（署名）

① 英語メールは「結論ファースト」＆「シンプル」が鉄則

日本語のメールでは「いつもお世話になっております」などの季節の挨拶から始めるのが一般的ですが、英語のビジネスメールでは「最初の1〜2文でメールの目的（結論）を伝える」のが鉄則です。

文章は短く、箇条書き（Bullet points）なども上手に活用して、相手が一読して理解できるようにシンプルに書くことを心がけましょう。

2. パーツ別！そのまま使える定番フレーズ集

メールを組み立てる際に役立つ、各パーツの定番英語フレーズです。相手との関係性（フォーマル・カジュアル）に合わせて使い分けましょう。

① 宛名と挨拶（Salutation）

メールの冒頭に置く宛名と挨拶です。コロン（ : ）またはカンマ（ , ）を最後に忘れないようにしましょう。

フォーマル（面識がない、目上の人）： Dear Mr. [相手の苗字],（男性宛）／ Dear Ms. [相手の苗字],（女性宛）
相手の名前がわからない場合： Dear Hiring Manager,（採用担当者様）／ To Whom It May Concern,（関係者各位）
カジュアル・普段のやり取り： Hi [相手の名前], ／ Hello [相手の名前],

② 初めての相手に送る場合の書き出し

面識のない相手へ初めてメールを送る際は、自己紹介と「なぜ連絡したのか」の経緯をシンプルに伝えます。

自己紹介： I am writing to you from [会社名]. My name is [自分の名前].
目的を伝える： I am writing to inquire about [用件].（〜について問い合わせたくご連絡いたしました。）
経緯を伝える： I am contacting you because I found your website.（貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡いたしました。）

③ スマートに締めくくる結びの言葉（Complimentary Close）

本文の最後に、自分の名前の前に置く結びのフレーズです。

最もフォーマル： Sincerely, ／ Sincerely yours,（丁寧で格式高い表現）
一般的・万能（おすすめ）： Best regards, ／ Kind regards,（親切でありながらビジネスに最適）
少しカジュアル（やり取りが続いている相手）： Best, ／ Thanks,

3. 【シーン別】コピペで使える英語ビジネスメールの例文テンプレート

実際のビジネスシーンを想定した、そのまま使える英文テンプレートです。（）の部分を書き換えてご活用ください。

① パターンA：問い合わせ・依頼のメール（Inquiry）

Subject: Inquiry about Product ABC ([自分の会社名] – [自分の名前])

Dear Sir or Madam,

I am writing to inquire about your product, “ABC.” My name is Taro Yamada from [自分の会社名] in Japan.

Could you please send us the latest catalog and a price list for Product ABC? We are highly interested in your product for our new project.

I look forward to hearing from you soon.

Best regards,

Taro Yamada [自分の会社名]

② パターンB：日程調整のメール（Scheduling）

Subject: Meeting Request: [プロジェクト名] ([自分の会社名])

Hi John,

I hope this email finds you well.

I would like to schedule an online meeting to discuss our next project. The meeting should take about 30 minutes.

Are you available at any of the following times? (All times in JST)

May 25th (Mon) 10:00 – 11:00

May 27th (Wed) 14:00 – 15:00

If these times do not work for you, please let me know your availability.

Thank you,

Taro Yamada

③ パターンC：お礼のメール（Thank you mail）

Subject: Thank you for your time today ([自分の会社名])

Dear Ms. Smith,

Thank you very much for taking the time to meet with me today. It was a pleasure discussing the new project with you.

I will review the proposal you shared and get back to you by next Friday.

Thank you again for your valuable time.

Kind regards,

Taro Yamada