仕事を進める上で、避けて通れないのが「お打ち合わせや面談の日程調整」です。
❓「候補日は何日くらい挙げれば親切だろう？」
❓「相手から提示された日程で決定したいとき、どんな返信がスマート？」
❓「都合が良い日がない場合、どうやってやんわりと再調整をお願いすればいい？」
日程調整は、送り方ひとつで確定までのスピードが大きく変わります。
何度もメールを往復させることなく、1回か2回のやり取りでパッとスケジュールを確定させるのが、仕事ができるビジネスパーソンの鉄則です。
この記事では、こちらから日程を提案する際の基本ルールから、相手の提案を快諾する「承諾返信」の書き方まで、コピペで使える例文付きで分かりやすく解説します！
1. 【こちらから提案】スムーズに決まる日程調整メールの書き方
こちらから日程を提案するときは、相手がスケジュールを選びやすいように配慮することが、やり取りの往復を減らす最大のコツです。
① 候補日は「3つ以上」かつ「幅を持たせて」提示する
候補日が1つや2つだけだと、相手の都合がつかなかった場合に再調整のメールが確定してしまいます。
候補日は最低でも3つ以上、さらに時間帯にも幅を持たせて提示しましょう。
NGな例（幅がない）： 5月25日（月）14:00〜15:00
OKな例（幅がある）： 5月25日（月）13:00〜16:00の間
また、お打ち合わせに要する見込み時間（例：30分程度、1時間ほど）をあらかじめ書き添えておくと、相手も予定を組みやすくなります。
② 候補日を提示する際のマナーとNG例
候補日を挙げる際は、曜日間違いを防ぐために必ず「月日（曜日）」をセットで記載します。
また、直近すぎる日程（明日や明後日）ばかりを指定するのは、相手の予定を無視した印象を与えてしまうため避けましょう。
2. 【相手からの提案に答える】日程調整への返信フレーズ
相手から先に候補日を提示してもらった場合の返信方法です。
「承諾する場合」と「再調整する場合」の2つのパターンを押さえましょう。
① 提示された候補日で合意する場合（承諾返信）
相手が挙げた候補日の中に都合が良い日時があれば、その中から「1つ」だけを指定して承諾の返信をします。
❌ このとき、「どの日でも大丈夫です」と曖昧に返すのはNGです。
相手が「じゃあ、どの日時にしようか」とまた悩むことになってしまいます。
「〇月〇日（〇）〇:〇〜でお願いいたします」とピンポイントで確定の意思を伝えましょう。
② 提示された候補日が合わない場合（再調整の依頼）
もし提示された日程がすべて埋まっていた場合は、お詫びの言葉を述べた上で、今度はこちらから新しい候補日を3つほど提示します。
フレーズ例：
大変恐縮ながら、ご提示いただいた日程はいずれも差し支えがございまして、誠に申し訳ございません。つきましては、勝手ながら私の方から下記の日程にてご相談させていただきたく存じます。
3. 【コピペで使える】日程調整・承諾返信の例文テンプレート
状況に合わせて、以下のテンプレートの（ ）部分を書き換えてご活用ください。
① パターンA：こちらから日程を提案するメール
件名：【日程調整】〇〇プロジェクトお打ち合わせのお願い（株式会社〇〇・山田）
本文： いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の山田です。
さて、かねてよりご相談しております〇〇プロジェクトにつきまして、詳細を詰めるため、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
当方は、1時間ほどを予定しております。 私の都合で恐縮ですが、下記の日程にてご都合のよろしい日はございますでしょうか。
―――【候補日時】――― ・〇月〇日（月）13:00〜16:00 ・〇月〇日（水）10:00〜12:00 ・〇月〇日（金）15:00〜18:00 ――――――――――――
上記でご都合が悪い場合は、お手数ですが候補日を2〜3挙げていただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
② パターンB：相手の提案を承諾する返信メール
件名：Re: 【日程調整】〇〇プロジェクトお打ち合わせのお願い（株式会社〇〇・山田）
本文： 株式会社〇〇 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の山田です。
お打ち合わせ日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただきました候補日のうち、下記の日程にてお願いしたく存じます。
日時：〇月〇日（水）10:00〜11:00
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
まとめ
ビジネスにおける日程調整は、お互いの時間を尊重し合うコミュニケーションです。
- こちらから提案するときは、候補日を3つ以上、時間に幅を持って提示する
- 相手の提案を承諾するときは、日時を1つピンポイントで指定する
- 曜日や時間の勘違いがないよう、最後は確定した日時を明記して確認し合う
このルールとテンプレートを意識すれば、スケジューリングのストレスが減り、相手とのやり取りも格段にスムーズになります。ぜひ日々の業務に役立ててください。
