同僚や上司、取引先などが退職する際、「どんな挨拶を送ればいいのか」と悩む人は多いもの。ビジネスメールでは形式が大切ですが、冷たすぎるのも避けたいところです。
一方で、親しい関係なら心のこもったメッセージを伝えたいけれど、どこまでカジュアルに書いてよいか迷うこともありますよね。
この記事では、送る相手の立場に応じた退職挨拶文例とテンプレート集を紹介します。ビジネスメールからメッセージカードまで、どんなシーンでも「ちょうどいい」表現が見つかる内容です。
退職する人への挨拶の基本マナー
退職する人への挨拶は、**「感謝」「労い」「今後の応援」**の3要素を意識するのが基本です。伝えたい気持ちは人それぞれですが、社会人としての礼儀を踏まえた上で、温かみのある言葉を選びましょう。
挨拶文で大切なポイント
- 感謝を伝える
- 「お世話になりました」「ご指導いただきありがとうございました」など、これまでの関係への感謝を明確に。
- 今後の活躍を願う
- 「新天地でのご活躍をお祈りしています」など、前向きな言葉で締めくくると印象が良くなります。
- 立場に応じてトーンを調整
- 目上の人には丁寧な言葉遣いを、同期や後輩にはフランクで温かい表現を。
NGな表現の例
相手との関係性に応じて、言葉のトーンを意識することが大切です。
ビジネスメールで使える挨拶文例
ビジネスの場で退職者に送るメールは、簡潔・丁寧・温かくがポイントです。社内・社外どちらにも使えるフォーマルな文例を紹介します。
社内向け（上司・先輩が退職する場合）
○○様
このたびはご退職とのこと、長い間大変お世話になりました。
○○様には業務面だけでなく、人として多くのことを学ばせていただきました。
新しい環境でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
同期・同僚が退職する場合
○○さん
これまで一緒に仕事ができて本当に楽しかったです。
○○さんの明るさと行動力に何度も助けられました。
新しい職場でも○○さんらしく頑張ってくださいね！
また飲みに行きましょう！
社外の取引先担当者が退職する場合
株式会社○○
○○様
突然のご連絡を拝見し、驚いております。
これまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
○○様のご丁寧な対応に助けられることが多く、感謝の気持ちでいっぱいです。
新天地でのますますのご発展をお祈り申し上げます。
手紙やメッセージカードで使える例文
手書きで贈る場合は、形式よりも気持ちが伝わる一言が大切です。
フォーマルすぎない、自然で温かい表現を意識しましょう。
先輩・上司へ
長い間ご指導いただき、本当にありがとうございました。
○○さんの姿勢や言葉から、多くのことを学ばせていただきました。
新しい場所でのご活躍を心からお祈りしています。
同期・後輩へ
一緒に頑張った時間は私にとってかけがえのない思い出です。
○○の努力と前向きな姿勢に、いつも励まされていました。
これからもお互い頑張りましょう！
親しい関係の場合（カジュアルに）
今まで本当にありがとう！
○○と一緒に働けて楽しかったです。
新しい職場でも○○らしく頑張ってね。また近いうちに会おう！
ギフトに添える一言メッセージ例
退職祝いのプレゼントに添えるメッセージカードは、短くても心のこもった言葉を。
※手書きで一言添えるだけでも、印象がぐっと温かくなります。
退職メッセージを書くときのコツ
退職の挨拶文は「何を書くか」だけでなく、「どう伝えるか」も大切です。以下のポイントを意識して書くと、より印象的なメッセージになります。
1. 相手の名前をしっかり書く
個人的に宛てた文章であることを明確にすることで、気持ちが伝わりやすくなります。
2. 具体的なエピソードを入れる
「○○のプロジェクトで助けていただいたこと、今でも印象に残っています」など、共通の体験を入れると温かみが増します。
3. 一言でも「感謝」で締めくくる
どんなに短い文章でも、「ありがとうございました」で終えることで誠意が伝わります。
【テンプレ①】社内メール用（フォーマル・丁寧）
ビジネスメールで使える定番テンプレートです。送信先や関係性に応じて調整できます。
上司・先輩が退職する場合
件名：ご退職のお知らせを拝見しまして
○○様
ご退職のご連絡を拝見し、驚いております。
これまで○○様には業務の面だけでなく、人として多くのことを教えていただきました。
日々のご指導や温かいお言葉に、心より感謝申し上げます。
新天地でのますますのご活躍をお祈りしております。
今まで本当にありがとうございました。
同僚・同期が退職する場合
件名：今までありがとうございました
○○さん
これまで一緒にお仕事ができて本当に嬉しかったです。
忙しい時も支え合いながら頑張れたのは、○○さんのおかげだと思っています。
新しい環境でも○○さんらしく活躍されることを心より願っています。
これからも変わらず仲良くしてくださいね。
後輩が退職する場合
件名：ご退職おめでとうございます
○○さん
このたびはご退職とのこと、お疲れさまでした。
いつも明るく前向きな姿勢に刺激を受けていました。
新しい場所でも、○○さんの魅力がきっと活かされると思います。
今後のご活躍を心よりお祈りしています。
【テンプレ②】上司・目上の方向け（手紙・メッセージカード）
フォーマルな場面では、敬意をしっかり示しつつ、感謝の気持ちを明確に伝えるのが基本です。
○○様
ご退職の報に接し、心よりお祝い申し上げます。
○○様には入社以来、仕事の進め方から社会人としての姿勢まで、多くのことを教えていただきました。
これまでのご指導に、深く感謝申し上げます。新しい環境でも、ますますのご活躍をお祈りしております。
本当にありがとうございました。
もう少し親しみを込めたい場合は、次のような表現もおすすめです。
長い間本当にお世話になりました。
○○さんのおかげで、仕事に対する姿勢が変わりました。
今後も○○さんのように周囲に信頼される人を目指して頑張ります。
新天地でのご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
【テンプレ③】友人・同期向け（カジュアル）
仲の良い同期や友人には、かしこまりすぎず、自然な言葉で感謝と応援を伝えましょう。
シンプルで温かいメッセージ
今まで本当にありがとう！
一緒に働いた時間は、私にとって宝物です。
新しい職場でも○○らしく頑張ってね。応援してるよ！
SNSやチャットで送る短文例
カジュアルすぎない中間トーン（同僚にも◎）
○○さんの前向きな姿勢にいつも刺激を受けていました。
新しい職場でも、きっと周りに良い影響を与えると思います。
これからも一緒に成長していきましょう！
【テンプレ④】取引先・社外関係者向け（ビジネス用）
退職する取引先担当者への挨拶は、丁寧で誠実な表現が基本。
相手の会社との関係を考慮して、失礼のないように書きましょう。
件名：ご退職のご挨拶を拝見しまして
株式会社○○
○○様
このたびはご退職とのこと、突然のご連絡を拝見し驚いております。
○○様には長年にわたり、大変お世話になりました。
常に迅速かつ丁寧なご対応を賜り、心より感謝申し上げます。
新たなご活躍の場でも、ますますのご発展をお祈りいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
【テンプレ⑤】ギフトに添える一言メッセージ
退職祝いのプレゼントや花束に添える一言メッセージは、短くても気持ちが伝わる言葉を選びましょう。
退職挨拶文を書くときの3つのポイント
- 相手との関係を思い出す
→印象に残っている出来事を1つ入れると温かみが増します。 - 前向きな言葉で締めくくる
→「これからのご活躍をお祈りします」「またお会いできる日を楽しみにしています」など。 - 長すぎない・短すぎないバランス
→メールなら5〜8行、カードなら3〜4行が目安。
まとめ
退職する人への挨拶は、これまでの感謝を伝える最高のチャンスです。
相手に合わせて言葉のトーンを調整し、「ありがとう」と「応援しています」の気持ちを素直に伝えることが何より大切。
この記事のテンプレートを使えば、どんな相手にも失礼なく、心に残るメッセージを送ることができます。
あなたの言葉で、退職される方の門出をあたたかく祝ってあげましょう。
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