年末の恒例行事といえば「忘年会」。
一年の労をねぎらい、仲間や同僚との親睦を深める大切な機会です。しかし、幹事を任された人にとっては「案内文をどう書けばいいのか」「出欠確認をスムーズに進めるには？」と悩むことも多いでしょう。
特にビジネスシーンでは、失礼のない表現や気配りが欠かせませんし、プライベートの場でも相手に負担をかけない工夫が求められます。
本記事では、忘年会の案内文を作成する際の基本的なポイントから、失礼にならない言い回し、出欠確認を効率よく進めるコツ、さらには具体的な文例までを徹底解説します。
これを読めば、誰でも自信を持って案内文を作成でき、参加者からの返信もスムーズに得られるはずです。
忘年会案内文の基本構成
忘年会の案内文は、ただ「日時と場所」を伝えるだけでは不十分です。読み手が「参加したい」と思えるような雰囲気づくりと、必要な情報を漏れなく盛り込むことが大切です。
案内文に盛り込むべき要素
- 挨拶・目的の明示
- 「1年間お疲れさまでした」「感謝の気持ちを込めて」といった冒頭の挨拶があると好印象。
- 「慰労会」「親睦会」など趣旨を一文で示す。
- 日時・場所の明記
- 日程は曜日まで記載。例：「12月15日（金）19:00～」
- 場所は店名・住所・地図リンクを添える。
- 会費・支払い方法
- 「5,000円（当日現金徴収）」など具体的に。
- 出欠確認の依頼
- 期限と返信方法を明示。例：「12月5日までにメールでお知らせください。」
- 締めの言葉
- 「皆さまのご参加を心よりお待ちしております。」などで結ぶと丁寧。
これらを漏れなく記載することで、相手が迷わず対応できます。
失礼にならない表現の工夫
案内文は「お願いする」立場から送るもの。言葉選び一つで印象が大きく変わります。
避けたい表現
- 「必ずご参加ください」 → 強制的に感じる。
- 「来られる人だけで構いません」 → 投げやりな印象。
- 「出欠を早く連絡してください」 → 相手に圧を与える。
良い印象を与える表現
- 「ご多用の折とは存じますが、ご都合よろしければぜひご参加ください。」
- 「お集まりいただければ大変うれしく存じます。」
- 「ご無理のない範囲でご参加いただけますと幸いです。」
このように、相手の都合を尊重しながらも参加を歓迎する姿勢を示すことがポイントです。
出欠確認をスムーズに進めるコツ
幹事にとって一番の悩みは「返事がなかなか集まらない」こと。ここではスムーズに出欠確認を行うための工夫を紹介します。
1. 期限を明示する
- 「○月○日までに」と明確にすることで返信が遅れるのを防ぐ。
- 曖昧な「なるべく早めに」では後回しにされがち。
2. 選択式にする
- 「出席」「欠席」を選ぶだけで済む形式にする。
- GoogleフォームやLINEの投票機能を使えばさらに便利。
3. リマインドを送る
- 期限が近づいても返信がない人には軽く催促する。
- 例：「まだご返信をいただいていない方は、恐れ入りますが○日までにお願いいたします。」
4. ツールを活用する
- ビジネス向け：メール・Teams・Slackでアンケート機能を活用。
- プライベート向け：LINEのグループ投票やGoogleフォーム。
これらを組み合わせれば、短期間で出欠を集めやすくなります。
ビジネス向け忘年会案内文の例文
フォーマルな場面では、丁寧でかしこまった表現が求められます。
各位
本年も残すところわずかとなりました。
日頃のご尽力に感謝申し上げるとともに、親睦を深める機会として下記の通り忘年会を開催いたします。
ご多用中とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：12月15日（金）19:00～
場所：○○レストラン（住所・地図リンク）
会費：5,000円（当日現金徴収）
出欠につきましては、12月5日（火）までにご返信いただけますと幸いです。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
幹事：□□
カジュアル向け忘年会案内文の例文
友人やサークル、仲間内ではフランクさを意識すると参加しやすくなります。
お疲れさまです！
今年も一年おつかれさまでした！恒例の忘年会を開催するので、ぜひ来てください！
日時：12月22日（金）19:30～
場所：△△居酒屋（駅前すぐ）
会費：4,000円
出席・欠席を12月10日（日）までにLINEで教えてください。
みんなで楽しく盛り上がりましょう！
案内文を送るタイミングとマナー
送るタイミング
- 1か月前が理想：12月開催なら11月上旬には連絡する。
- 忙しい時期なので早めに予定を押さえてもらうことが大切。
再送・リマインドのタイミング
- 期限の1週間前に再度案内。
- 出欠未回答者に個別で連絡するのも有効。
注意点
- 短すぎる案内（直前の通知）は失礼にあたる。
- 同じ文面を繰り返すよりも「締切が近づいています」と一文を変えるだけで印象が良くなる。
まとめ
忘年会の案内文作成では、
- 基本情報（日時・場所・会費・目的）を明確にする
- 失礼のない表現を心がける
- 出欠確認を効率化する工夫を取り入れる
この3点を意識することが重要です。
ビジネスシーンではフォーマルな表現を、友人同士では親しみやすい文面を使い分けると、相手に配慮しつつスムーズに準備を進められます。
幹事としての細やかな心遣いが、忘年会全体の雰囲気を左右します。
今年の締めくくりを気持ちよく過ごせるよう、ぜひ今回のポイントを取り入れてみてください。
