「申込書にご記入ください」「必要事項をご記載ください」。
同じような場面で見かけるこの2つの言葉ですが、「結局どっちを使えばいいの？」と迷ったことはありませんか？
日本語には似ているけれど使い分けが必要な表現が多く、「記入」と「記載」もその代表例です。
本記事では、公文書と日常表現の両面から「記入」と「記載」の意味・ニュアンス・正しい使い分け方をわかりやすく解説します。
さらに、練習問題・英語比較・関連表現・図解フローチャートに加え、〇×クイズや実務ケーススタディまで盛り込んだ保存版です。
「記入」と「記載」の基本的な意味
- 記入
- 意味：空欄や所定の場所に必要なことを書き入れること
- 用途：申込書、アンケート、履歴書など 書き手が実際に書き込む行為 を表す
- 記載
- 意味：文章や帳簿などに書き記すこと
- 用途：公文書、契約書、案内文など すでに文章に書いてある内容や、書き記すこと自体 を指す
👉 ポイントは「行為を強調＝記入」「内容の存在を強調＝記載」。
公文書での使い分け
記入が使われる場面
- 「申込書に氏名を記入してください」
- 「アンケートに必要事項を記入してください」
👉 書類の空欄を埋める 行為そのもの を指すときに「記入」。
記載が使われる場面
- 「契約書に次の事項を記載する」
- 「約款には免責事項が記載されています」
👉 すでに文書として 書き表されている内容 に対して「記載」。
日常表現での使い分け
- 「このフォームにご住所をご記入ください」
- 「パンフレットには詳細が記載されています」
👉 日常でも同じく「自分が書き込む＝記入」「既に書いてある＝記載」の区別。
よくある混同例
- ×「契約書にご記入ください」
→ 契約書は内容があらかじめ作られた文書。正しくは「契約書にご記載ください」。 - ×「申込書にご記載ください」
→ 空欄を埋めるのは「記入」が正しい。
👉 フォーム＝記入、文書＝記載、と覚えると迷わない。
ニュアンスの違いまとめ
- 記入：行為・書き込む動作（ユーザー側の動き）
- 記載：内容・書き表された状態（文書側の表現）
まとめチェックリスト（保存版）
| シーン | 正しい言葉 | 例文 |
|---|---|---|
| 申込書・履歴書 | 記入 | 「氏名を記入してください」 |
| アンケート | 記入 | 「必要事項を記入してください」 |
| 契約書 | 記載 | 「契約内容は次の通り記載します」 |
| 約款・規約 | 記載 | 「免責事項が記載されています」 |
| 案内文 | 記載 | 「料金についてはパンフレットに記載されています」 |
👉 書き込む＝記入／書いてある＝記載 の区別を意識すれば誤用を防げます。
練習問題｜記入か記載か？
次の文の（ ）に入る正しい言葉を選んでみましょう。
- 申込書に必要事項を（ ）してください。
- 契約書には重要な条項が（ ）されています。
- アンケートに住所と氏名を（ ）してください。
- パンフレットには商品の詳細が（ ）されています。
- 履歴書に学歴と職歴を（ ）してください。
解答例
- 記入
- 記載
- 記入
- 記載
- 記入
👉 「自分が書く＝記入」「すでに書いてある／書き表す＝記載」で判断。
英語表現との比較で理解を深める
日本語の「記入」と「記載」の違いは、英語に置き換えるとさらに理解しやすくなります。
- 記入＝fill in / write in
- 例：Please fill in the application form.
- （申込書に必要事項を記入してください）
- 「空欄を埋める行為」にあたるため、「fill in」がぴったり。
- 記載＝write down / state / describe
- 例：The terms are stated in the contract.
- （契約条件は契約書に記載されています）
- 「書かれている・明記されている」というニュアンスは「state」「record」「be written」と表現。
👉 英語で置き換えると、行為（fill in）と状態（be stated） の違いがより鮮明に理解できます。
関連表現との違い
「記入」「記載」に似た表現もあります。混同しやすいので整理しておきましょう。
- 入力：コンピュータや端末にデータを打ち込むこと
- 例：パスワードを入力してください。
- 記録：出来事や数値を残すこと
- 例：試合結果を記録する。
- 掲載：媒体に載せること
- 例：新聞に記事が掲載される。
👉 これらと比較すると、「記入＝人が書き込む」「記載＝文書に書かれている」という位置づけがより明確になります。
図解フローチャート｜記入と記載の選び方
空欄に自分で書き込む？ ── はい → 記入
いいえ → 文章にすでに書いてある？
── はい → 記載
👉 直感的に迷わず判断できるシンプルなルールです。
クイズ形式で復習！〇×問題
- 「契約書にご記入ください」は正しい表現である。
→ ×（正しくは「ご記載ください」） - 「アンケートに必要事項を記入してください」は正しい。
→ 〇 - 「パンフレットに記入されている情報を確認してください」も自然な表現。
→ ×（正しくは「記載されている情報」） - 「記入」は主に“行為”を表し、「記載」は“内容”を表す。
→ 〇 - 「記入」と「記載」は完全に同じ意味なので置き換えてよい。
→ ×（用途が異なるため誤用になる）
実務ケーススタディ｜シーン別の正しい表現
ケース1：契約書
- 誤用例：「契約書に住所をご記入ください」
- 正しい例：「契約書に住所が記載されています」
👉 契約書はすでに整備された文書。空欄を埋めるよりも、内容が書かれていることを示すため「記載」。
ケース2：申込書
- 誤用例：「申込書に氏名を記載してください」
- 正しい例：「申込書に氏名を記入してください」
👉 空欄を埋める行為なので「記入」が適切。
ケース3：Webフォーム
- 誤用例：「必要事項をフォームに記載してください」
- 正しい例：「必要事項をフォームに記入してください」
👉 ユーザーが入力する行為は「記入」。システムに関しては「入力」とも言える。
まとめ
フローチャート・クイズ・ケーススタディで、実務でも迷わない知識が身につく
「記入」は空欄に 書き込む行為 を表す（＝fill in）
「記載」は文書に 書かれている内容 を指す（＝be stated）
公文書では誤用すると信頼性を損なうため注意が必要
「入力」「記録」「掲載」との違いを理解すればさらに応用できる
